Comunicação

Revisão

Este documento foi revisado e aprovado por Eduardo Pilla em 28/08/2023.

Propósito

As políticas de comunicações tem por objetivo garantir a execução dos processos necessários para que as informações sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Em nossas atividades diárias passamos boa parte do nosso tempo de trabalho nos comunicando com colegas de trabalhos, clientes e pessoas que estão ligadas direta ou indiretamente com nossas tarefas ou projetos.

A gestão eficiente da comunicação é essencial na empresa, pois temos a constante necessidade de colaboração, cumprimento de prazos e transparência. Dessa forma, todos os envolvidos precisam entender o por que a boa comunicação é fundamental e como ela contribui para o sucesso da projeto/empresa.

Tipos de Comunicação

1. Interna (dentro do projeto/empresa);
2. externa (cliente, fornecedores, outros projetos, organizações, o público);
3. Formal (emails, relatórios, minutas, instruções);
4. Informal (emails, chat, memorandos, discussões ad hoc);
5. Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização)
6. Horizontal (com colegas);
7. Oficial (boletins informativos, relatório anual);
8. Não oficial (comunicações confidenciais); e
9. Escrita e oral, e verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal).

Ferramentas

Hoje a WebPúblico Gestão Pública adota para comunicação 3 ferramentas oficiais, são elas:

• Skype - Tipos 1,2,4,5,6;
• Slack - Tipos 1,2,4,5,6;
• Google Meeting - Tipos 9;
• E-Mail - Tipos 1 - 9;

Só é permitido a utilização das ferramentas de comunicação oficias e homologadas pela empresa.

Comunicação e ferramentas

Skype

O Skype é uma ferramenta de chat adotada para comunicação entre o departamento de suporte e os usuários WebPúblico. Deve ser utilizado apenas para diálogos e orientações rápidas. Ex. dúvidas de funcionamento de uma ferramenta, solicitação de auxilio e recados.

Slack

Entrere os times da MGA. Assim como o Skype deve ser utilizado apenas para dialogos e orientações rápidas. Ex. dúvidas de funcionamento de uma ferramenta, solicitação de auxílio e recados. O chat de uma forma geral, ainda mais quando utilizado em grupos dificulta o acompanhamento de quem não está acompanhando o andamento das conversas no momento em que elas estão ocorrendo.

Google meeting

O google meeting é uma ferramenta de reuniões on-line, todas as reuniões on-line realizadas pelos times da Mga devem utilizar essa ferramenta.

Atenção

O chat de uma forma geral, ainda mais quando utilizado em grupos dificulta o acompanhamento de quem não está acompanhando o andamento das conversas no momento em que elas estão ocorrendo, dificultando dessa forma os pilares da comunicação, lembrando que toda comunicação precisa ser: armazenada, recuperada, gerenciada e controlada

Horário de atendimento

É preciso responder há um chamado de chat (skype ou slack) o mais rápido possível. Sempre deve ser respeitado a jornada de trabalho. Se o chamado for dentro do expediente de trabalho deve ser respondido em no máximo 5 minutos, caso isso não ocorra é necessário uma justificativa formal para o superior direto. Para a resposta de uma solicitação fora da jornada de trabalho é necessário um acordo prévio entre cliente(se for o caso), funcionário e a direção da empresa.

e-mail

Utilizado para comunicações mais formais ou que em algum momento necessite ser recuperada, tais como: solicitações, avisos e notificações. O email é uma ferramenta confiável que nos permite alcançar todos os pilares de uma comunicação sólida, os pilares já mencionados são que as comunicações devem ser: armazenadas, recuperadas, gerenciadas e controladas. Para nossa comunicação por email ser de maior qualidade e transparência devemos sempre utilizar o email institucional @webpublico.com.br, utilizar a assinatura de email padrão. Para facilitar pode ser utilizado um cliente de email, que torna o processo de gerenciamento dos emails algo mais simples, recomendamos o uso do thunderbird, que é uma ferramenta open source e já vem instalado em todas as distribuições linux, existe sua versão disponível para MAC e Windows.